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L’approccio GTD per gestire gli impegni e rilassarsi

Gestire gli impegni

Questa costante, improduttiva preoccupazione per le cose che abbiamo da fare è il più grande sperpero di tempo ed energia.

Kerry Gleeson

Voglio farti una domanda.

Sai perché il titolo di questo blog è “Strategie semplici per vite complesse”? 🙂

Il motivo è semplice.

Resto convinto del fatto che molte strategie per aumentare di molto la qualità della nostra vita siano in fondo di una semplicità disarmante.

Molto spesso si tratta di semplice buon senso.

Nella loro semplicità, però, molto spesso le sottovalutiamo.

E oggi parleremo proprio di una di quelle tecniche che “non ti aspetti”. 😉

Scopriamo quale.

 

Troppe cose da fare

La maggior parte di noi nelle ultime 72 ore ha ricevuto una quantità di input volti a produrre cambiamenti, creare progetti o modificare le priorità superiore a quella che i nostri genitori ricevevano in un mese o addirittura in un anno.

David Allen

Guardiamoci per un attimo intorno.

La realtà in cui viviamo è dominata da un’incredibile possibilità di scelta.

Dal mondo esterno riceviamo in oni singolo istante input, stimoli, notifiche e informazioni.

Nel nostro mondo interno, allo stesso tempo, produciamo idee ed assumiamo impegni ben oltre la nostra capacità di gestione.

Questa è la realtà.

La nostra generazione, in un contesto in cui ogni cosa è a portata di un semplice click e nel quale la qualità della vita è vistosamente migliorata rispetto agli anni passati, sembra però essere stressata come mai prima.

Com’è possibile tutto questo?

Apparantemente sembra non avere senso, vero?

Bé, la ragione invece è piuttosto semplice e te la spiego subito.

Oggigiorno diviene facile essere sopraffatti dall’ansia di non rimanere al passo con un mondo che cambia e di lasciar scivolare via, involontariamente, preziose occasioni.

Viviamo nell’apprensione di dover assumere, in mezzo al caos degli stimoli esterni, più impegni di quelli che siamo materialmente in grado gestire.

Non entrerò nel merito di quanto sia importante stabilire delle priorità in mezzo a questo sovraccarico informativo.

Sull’argomento ho già scritto questo intero post.

In quest’articolo parleremo invece di una semplicissima tecnica, tratta dal metodo Getting Things Done, per gestire gli impegni che abbiamo assunto e le nostre questioni in sospeso.

 

Cervello e RAM

Il punto di partenza è semplice.

Possiamo ingannare chiunque, ma non la nostra mente.

Gli impegni che prendiamo, ogni questione non chiarita o non risolta, penetrano nel nostro subconscio e lì rimangono.

Arrovellano il nostro cervello.

Questi impegni continuano a riemergere nella nostra testa contribuendo solo ad aumentare la nostra tensione.

E ti spiego subito il perché.

Il nostro cervello funziona un po’ come la RAM di un computer.

Le questioni non risolte vengono immagazzinate in questa RAM e lì rimangono fino a quando non sono ultimate.

Il nostro cervello, la nostra RAM umana, ha, però, uno spazio limitato.

Nel momento in cui lo manteniamo pieno di questioni in sospeso, non risolte e non chiarite, queste occuperanno buona parte della memoria disponibile e lo sovraccaricheranno.

Studi scientifici hanno dimostrato come il tutto comprometta le nostre performances e la nostra concentrazione.

Cosa fare quindi?

David Allen, autore di Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose (il metodo Getting Things Done), ci guida nel processo di liberazione della nostra RAM mentale.

E lo fa suggerendoci tre step semplici fondamentali.

Vediamoli assieme 😉

 

Chiariamo la questione irrisolta

Un problema ben definito è un problema per metà già risolto.

Charles Kettering

Buona parte delle nostre tribolazioni mentali deriva dal fatto di non sapere esattamente quale sia questione in sospeso che continua a procurarci affanno.

Qualcosa arrovella il nostro cervello ma non sappiamo esattamente cosa sia né quando smetterà di disturbare la nostra concentrazione.

Ed ecco cosa dobbiamo fare.

  • Intercettiamo i nostri impegni e tutte le cose che dobbiamo sbrigare.
  • Mettiamoli per iscritto.
  • Definiamo quando ogni particolare impegno potrà considerarsi concluso e risolto.

 

Decidiamo quale sarà la prossima azione

Talvolta ci si lascia bloccare anche dalle attività più banali soltanto perché non si è ancora deciso in via preventiva quale debba essere il primo passo.

Davi Allen

Il secondo step è ancora più semplice.

Dovremo delineare quale sarà prossima azione che ci porterà un passo in avanti nella soluzione dell’impegno che dobbiamo sbrigare.

A poco serve infatti avere meri elenchi generici di cose da fare.

Quando diamo un’occhiata distratta ad una cosa da portare a termine una vocina dentro di noi bisbiglia “Ehi. Qui manca qualcosa”.

Il problema è che non sappiamo esattamente cosa manchi.

Dobbiamo ancora riflettere, e questo richiede energia.

Il risultato è che spesso molliamo il tutto subito ancor prima di cominciare.

Ecco cosa dobbiamo fare quindi.

Una volta chiarita la questione in sospeso definiamo immediatamente quale sia lo step successivo da intraprendere.

Immaginiamo di dover organizzare un particolare evento.

Quale sarà la prossima azione?

Dobbiamo forse mandare delle e-mail?

Dobbiamo forse effettuare una ricerca su Internet?

Dobbiamo forse cercare il numero di telefondo di colleghi ed ospiti nella nostra rubrica?

Dobbiamo forse andare giù alla copisteria e chiedere un preventivo per i manifesti dell’evento?

Chiarito cosa fare avvertiremo già una maggiore voglia di agire.

Il nostro atteggiamento sarà proattivo.

Avremo inquadrato la questione irrisolta e avremo anche chiarito come dobbiamo procedere.

 

Archiviamo l’impegno (e l’azione successiva) in un sistema affidabile

Il terzo step è ancora migliore.

Ora che abbiamo introdotto chiarezza dobbiamo sgomberare la mente.

Cosa intendo dire?

Se non lo abbiamo ancora fatto dovremo spostare queste informazioni dalla nostra personale RAM mentale ad un supporto esterno consultabile in ogni momento.

Può essere un qualunque supporto fisico come un’agenda o un semplice bloc notes.

Molti di noi probabilmente non hanno però un’agendina sempre a portata di mano pronta ad intercettare idee ed impegni.

Ognuno di noi ha però uno smartphone.

Una delle applicazioni migliori per intercettare, chiarire e registrare le cose che dobbiamo portare a termine è proprio il programma gratuito Evernote.

Attraverso Evernote registro informazioni, impegni, appunti, organizzandoli in semplici note, taccuini e categorie.

Per me e tanti altri ormai è un must.

Te lo suggerisco quindi.

 

Conclusioni

Bene.

Con queste tre semplici fasi saremo in grado di alleggerire la nostra mente dai mille impegni che ci danzano in testa e assaporare maggiore spensieratezza e feeling di controllo.

Applichiamole.

Sono veramente utili 😉

Noi ci leggiamo al prossimo articolo.

Un abbraccio,

Carlo

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